2026.11.11

【コラム】年末調整の書類が集まらない！提出遅れ・記入ミスを減らす5つの方法

　こんにちは！さいたま経理代行センターです。

　年末調整の時期になると、「従業員から書類が集まらない」「提出された書類に記入漏れがある」「控除証明書が添付されていない」と悩む経理担当者様も多いのではないでしょうか。本記事では、年末調整の書類が集まらない原因から、提出遅れや記入ミスを減らす5つの方法、効率的な回収スケジュール、不備や未提出が発生した場合の対応まで分かりやすく解説します。年末調整の書類回収に時間がかかってしまう・年末調整業務を効率化したい中小企業の経理担当者様はぜひ最後まで読んでみてください！

 

年末調整の書類が集まらないのはなぜ？

年末調整の提出期限を忘れている

　年末調整は通常業務とは異なり、年に1回だけ行う手続きです。従業員にとって提出期限を覚えにくい業務でもあります。
　年末調整の案内を1回送っただけでは、メールや社内チャットがほかの連絡に埋もれてしまう可能性があります。提出期限の1週間前や3日前など、複数回に分けて案内すると提出忘れを防ぎやすくなります。

年末調整に必要な書類が分かっていない

　年末調整では複数の申告書や証明書を扱います。従業員によって必要な書類が異なるため、全員に同じ説明をするだけでは理解しにくい場合があります。
　例えば、生命保険料控除を受ける従業員には保険料控除に関する申告と証明書の確認が必要です。住宅ローン控除を年末調整で受ける従業員には、住宅借入金等特別控除に関する書類などが必要になります。

年末調整の記入方法が分からず後回しになっている

　申告書を受け取っても、記入方法が分からず提出を後回しにする従業員もいます。特に配偶者や扶養親族がいる場合は、所得の見積額などを確認する必要があります。
　経理担当者は申告書だけを配布するのではなく、記入例や簡単な説明資料も一緒に案内すると効果的です。従業員から同じ質問を何度も受ける負担も減らせます。

年末調整の控除証明書がそろっていない

　生命保険料や地震保険料などの控除を受ける場合、必要な証明書を確認しなければならないケースがあります。
　従業員が証明書を紛失していると、再発行などの対応が必要になる場合があります。年末調整の案内を早めに行い、「証明書が必要になる可能性があるため、早めに確認してください」と伝えておくと、書類回収を進めやすくなります。

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年末調整で回収・確認する主な書類

　必要書類は従業員の家族構成や控除の利用状況によって異なるため、全員一律ではなく対象者別に整理すると回収しやすくなります。

 

年末調整の提出遅れ・記入ミスを減らす5つの方法

01 年末調整の提出期限を早めに設定する

　社内の提出期限は、実際に年末調整の計算を始める直前ではなく、余裕を持って設定します。
　2週間程度の確認期間を確保すれば、未提出者への催促や不備の修正にも対応しやすくなります。期限当日に全員から完全な状態で提出されるとは限りません。経理担当者が確認する時間まで含めてスケジュールを設定することが重要です。

02 年末調整の必要書類をチェックリストで案内する

　文章だけで必要書類を説明すると、従業員が重要な項目を見落とす可能性があります。チェックリスト形式にすると、従業員自身で提出前に確認できます。
　従業員によるセルフチェックを取り入れることで、経理担当者が一から不備を探す時間を減らせます。

03 年末調整の記入例を一緒に配布する

　申告書だけを渡すより、記入例を一緒に配布したほうが記入ミスを防ぎやすくなります。
　特に所得の見積額、配偶者や扶養親族に関する項目などは、従業員から質問が出やすい部分です。国税庁が公開している記載例なども活用できます。

　年末調整の提出書類チェックシート

　従業員への配布に使える、年末調整の確認シートをご用意しました。前職の給与やダブルワークの状況、各種控除証明書などを確認できます。従業員への配布資料として、ぜひご活用ください。

04 年末調整の未提出者を一覧化して早めに催促する

　年末調整の書類を効率よく回収するには、提出済みと未提出を一覧で管理することが重要です。
　従業員名、提出日、不備の有無、再提出日などをExcelやスプレッドシートで管理します。従業員が30人いる場合でも、一覧表があれば未提出者をすぐに確認できます。

05 年末調整の提出後すぐに不備をチェックする

　提出された年末調整の書類を締切後にまとめて確認すると、不備が見つかった際の修正時間が短くなります。
　「回収して終わり」ではなく、「回収→確認→修正→完了」という流れで管理すると、年末調整直前に大量の不備が残る状況を防ぎやすくなります。

 

年末調整の書類を効率よく回収するスケジュール

 

年末調整の書類に不備があった場合の対応

　担当者は提出された書類を受け取った段階で確認します。不備が見つかった場合は、「どの項目を確認してほしいのか」を具体的に伝えます。
　「書類に不備があります」という連絡だけでは、従業員が修正箇所を判断できません。修正が必要な項目を明確にすることで、再提出をスムーズに進められます。

 

年末調整の書類を出さない従業員がいたらどうする？

年末調整の提出期限を再度案内する

　最初に、未提出者へ提出期限と必要書類を改めて案内します。
　年末調整に必要な申告書には法令上の提出時期が定められているものがあります。例えば、基礎控除申告書等については、その年最後に給与等の支払いを受ける日の前日までが提出時期とされています。会社が設定する社内期限は、確認や給与計算に必要な時間を確保するため、法令上の提出時期より早めに設定することが重要です。

年末調整に間に合わなかった場合を案内する

　必要な控除を年末調整で反映できなかった場合でも、内容によっては従業員本人が確定申告を行うことで控除の適用や所得税の精算ができるケースがあります。
　担当者は「期限を過ぎたら一切控除を受けられない」と案内するのではなく、個別の状況に応じて確定申告が必要になる可能性を説明することが重要です。

 

年末調整担当者の負担を減らす方法

年末調整の回収状況を一覧表で管理する

　Excelやクラウドサービスを利用して、提出状況を一元管理します。「未提出」「確認中」「不備あり」「完了」などのステータスを設定すると、担当者が進捗を確認しやすくなります。

年末調整の催促方法を統一する

　催促メールや社内チャットの文章を毎回作成すると、年末調整担当者の負担になります。
　「提出期限1週間前」「提出期限前日」「期限超過」の3種類程度のテンプレートを作成しておくと、毎年利用できます。提出期限や提出方法だけ変更すれば、短時間で従業員へ案内できます。

年末調整を電子化する

　紙で年末調整を行っている企業では、配布、回収、転記、保管など多くの作業が発生します。年末調整の電子化を進めれば、紙を管理する負担を減らせます。
　電子化によって入力漏れなどを確認しやすくなる場合もあります。企業の従業員数や現在利用している給与ソフトに合わせて、クラウド給与や年末調整システムの導入を検討するとよいでしょう。

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Q&A

　Q. 年末調整の書類を出さない従業員がいたら？
　A. まずは提出期限と必要書類を改めて案内しましょう。年末調整に間に合わない場合は、従業員本人による確定申告が必要になるケースがあります。

　  Q. 控除証明書がない場合はどうする？
　  A. 必要に応じて発行元へ再発行などを確認してもらいましょう。電子データで取得できる場合もあります。

　Q. 年末調整は経理代行に依頼できる？
　A. 年末調整関連業務を外部へ依頼する方法があります。給与計算とあわせて依頼すれば、年末の経理担当者の負担軽減にもつながります。

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まとめ

　年末調整は、計算そのものよりも、書類を集めたり、不備を確認したり、未提出の従業員へ催促したりする作業に時間を取られがちです。「毎年同じことで苦労している」と感じている経理担当者も多いのではないでしょうか。提出期限を早めに伝える、チェックリストを用意する、未提出者を一覧で管理するなど、少し仕組みを変えるだけでも年末調整は進めやすくなります。年末調整の時期だけ残業が増えてしまう、通常の経理業務まで手が回らなくなるという場合は、給与計算や年末調整業務の外注も検討してみてはいかがでしょうか。毎年繰り返す業務だからこそ、無理なく続けられる方法を考えてみましょう。

　さいたま経理代行センターでは、記帳代行サービスはもちろんのこと、給与計算代行、年末調整等の関連業務を含む給与計算業務に係るトータルサポートを承っております。社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込まで各種代行業務や、クラウド給与・勤怠ソフト導入のご提案などもさせていただいております。気になる方は是非、お気軽にご連絡下さい。

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