2026.07.15

【コラム】経理マニュアルの作り方｜担当者が急に休んでも困らない会社になる方法

　こんにちは！さいたま経理代行センターです。

　「経理担当者が休んだら、仕事が分からない」「経理担当者の退職が決まり、引継ぎが進まない」という悩みを抱えている経営者の方や総務担当者の方は多いのではないでしょうか。 経理業務は、請求書の発行や支払業務、給与計算、会計ソフトへの入力など、会社のお金に関わる重要な仕事です。経理マニュアルが整備されていない会社では、担当者しか分からない業務が増え、担当者が急に休んだり退職したりした際に業務が止まってしまう可能性があります。この記事を読むことで、属人化を防ぎながら誰でも引継ぎができる経理体制を作る方法が理解できます。 経理担当者が1人しかいない会社様や、経理業務の引継ぎに不安を感じている経営者の方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

 

経理マニュアルが必要な理由とは？属人化を防ぐ第一歩

　経理マニュアルは、単なる業務手順書ではありません。会社の大切な経理業務を誰でも同じ品質で進められるようにするための「会社の資産」です。
　経理マニュアルを整備することで、引継ぎがスムーズになり、急な休職や退職にも対応しやすい体制を整えることができます。

経理担当者が一人しかいない会社で起こりやすい問題

　経理担当者が一人しかいない会社では、担当者の経験や知識に業務が依存しやすくなります。その結果、経理担当者が休暇を取得しただけでも、会社全体の業務へ影響が及ぶ場合があります。

　例えば、担当者が急病になり、給与計算の方法が誰にも分からなければ、給与の支給が遅れる可能性があります。また、月末の振込手続きや請求書発行も進まなくなり、取引先との信頼関係に影響することもあります。さらに、会計ソフトの操作方法やシステムの管理方法などが担当者しか分からない場合、経営者自身が対応しようとしても時間がかかります。本来行うべき営業活動や経営判断に支障が出ることも少なくありません。

経理の属人化が会社にもたらす3つのリスク。

　1.業務が止まるリスク

　担当者が急に休職した場合や退職した場合、請求書の発行や支払処理、給与計算などの重要な経理業務が進まなくなる可能性があります。経理業務が止まると、会社全体の業務にも大きな影響が及びます。

　2.ミスや不正に気付きにくいリスク

　一人だけで経理業務を進めている環境では、入力ミスや確認漏れが発生しても気付きにくくなります。また、チェックする人がいないことで、不正が長期間発見されないケースもあります。

　3.引継ぎに時間がかかるリスク

　担当者が退職する際に経理マニュアルがなければ、新しい担当者は一から業務を覚えなければなりません。数年間積み重ねたノウハウを数日で引き継ぐことは難しく、引継ぎ期間が長くなるほど会社の負担も大きくなります。

経理マニュアルがある会社とない会社の違い

 

経理マニュアルに入れるべき項目一覧

　経理マニュアルを作成するときは、単に業務の流れを書くだけでは十分ではありません。誰が読んでも同じように業務を進められる内容にすることが重要です。
　そのためには、毎日の業務から年間業務まで漏れなく整理し、使用するシステムや注意点まで記載しておく必要があります。

　また、「銀行口座を確認する」とだけ記載するのではなく、「午前9時までに○○銀行のインターネットバンキングへログインし、前日入金分を確認する」と記載すると、初めて担当する人でも迷わず作業できます。

 

経理マニュアルの作り方【5ステップ】

　経理マニュアルは、思いついた内容を書き並べるだけでは、実際の業務で役立つ資料にはなりません。
　誰が担当しても同じ品質で経理業務を進められるようにするためには、作成する順番が重要です。

STEP1 経理業務をすべて洗い出す

　経理マニュアルを作成するときは、最初に会社で行っている経理業務をすべて書き出します。毎日行う業務だけではなく、毎月・毎年しか発生しない業務まで整理することが大切です。業務を書き出すことで、経理担当者しか把握していなかった仕事も見えるようになります。

　また、経理業務を書き出す際は、「毎日」「毎週」「毎月」「年1回」のように分類すると、経理マニュアル全体が見やすくなります。

STEP2 経理業務を時系列で整理する

　経理業務を書き出した後は、作業を行う順番に並べます。時系列で整理することで、初めて担当する人でも自然な流れで業務を進められるようになります。

　例えば、請求書発行業務であれば、「売上データを確認する」「請求書を作成する」「社内で内容を確認する」「メールで送付する」「送付履歴を保存する」という順番になります。経理マニュアルでは、「いつ」「誰が」「何をするか」を明確に記載しましょう。締切日や確認者も記載しておくと、業務漏れの防止につながります。

STEP3 画面キャプチャや写真を取り入れる

　文字だけの経理マニュアルでは、実際の操作方法が分かりにくい場合があります。会計ソフトやクラウドサービスを利用している会社では、画面キャプチャを活用すると理解しやすくなります。

　例えば、会計ソフトの入力画面やインターネットバンキングの操作画面、請求書発行システムの画面などを掲載すると、操作手順が一目で分かります。画像には「①ログイン」「②売上入力」「③登録ボタンを押す」など番号を付けることで、誰でも迷わず操作できます。

STEP4 誰でも理解できる文章で作成する

　経理マニュアルは、経理経験者だけが読む資料ではありません。新入社員や他部署の社員でも理解できる表現を心掛けることが重要です。専門用語だけを並べるのではなく、「売掛金とは、まだ入金されていない売上のことです。」というように、簡単な説明を加えると理解しやすくなります。

　また、「確認する」「入力する」などの曖昧な表現だけではなく、「○○銀行の入金額と会計ソフトの金額が一致しているか確認する」のように、具体的な内容を記載すると作業品質が安定します。

STEP5 定期的に経理マニュアルを更新する

　経理マニュアルは、一度作成したら終わりではありません。税制改正や会計ソフトの仕様変更、業務フローの見直しなどに合わせて更新することが必要です。少なくとも年1回は内容を確認し、決算終了後や担当者が変更になったタイミングでも見直すことをおすすめします。

 

誰でも使える経理マニュアルのテンプレート

　経理マニュアルは、会社ごとに内容が異なります。しかし、基本となる構成はほとんど同じです。
　最初にテンプレートを作成しておくことで、新しい業務を追加するときも効率よく管理できます。

経理マニュアルに記載したい基本項目

 

経理マニュアル作成でよくある失敗

　内容が細かすぎて読まれない

　経理マニュアルを完璧にしようとして、細かな操作方法や例外処理をすべて盛り込むケースがあります。しかし、何十ページにも及ぶ資料では、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。
　基本的な業務手順は簡潔にまとめ、例外処理や補足事項は別ページに整理すると、必要な情報をすぐに確認できます。また、見出しや番号を付けることで、目的のページを探しやすくなります。

　更新されず内容が古くなる

　税制改正や法改正、クラウド会計ソフトの仕様変更があっても、経理マニュアルを更新しない会社は少なくありません。古い情報をもとに業務を行うと、入力ミスや手続き漏れの原因になります。更新日や改訂履歴を記載し、定期的に内容を見直す仕組みを作ることが大切です。

　担当者しか分からない内容になっている

　経理担当者が作成した経理マニュアルには、担当者しか理解できない略語や専門用語が使われていることがあります。その場合、新しい担当者は内容を理解できず、結局は口頭で説明を受けることになります。
　経理マニュアルは、「初めて経理業務を担当する人でも理解できる内容」を目標に作成しましょう。専門用語には簡単な説明を加え、画面キャプチャや図を活用すると、さらに分かりやすくなります。

 

経理マニュアルに関するよくある質問（Q&A）

　Q. 経理マニュアルはWordとExcelのどちらがおすすめですか？
　A. 文章が中心の場合はWord、一覧表やチェックリストを管理する場合はExcelがおすすめです。
　　 最近ではGoogleドキュメントやMicrosoft SharePointなど、複数人で同時編集できるクラウドサービスを利用する会社も増えています。

　  Q. 小規模な会社でも経理マニュアルは必要ですか？
  　A. 従業員数に関係なく必要です。特に経理担当者が1人だけの会社ほど、経理マニュアルの効果は大きくなります。

　Q. 経理マニュアルはどのくらいの頻度で更新すればよいですか？
　A. 少なくとも年1回は見直すことをおすすめします。

　  Q. クラウド会計ソフトを導入していても経理マニュアルは必要ですか？
　  A. 必要です。クラウド会計ソフトは操作を効率化できますが、会社ごとの運用ルールまでは管理できません。
　　　入力方法や確認手順、承認フローなどは経理マニュアルで整理しておくことが重要です。

 

まとめ

　経理担当者が休むたびに、業務の進め方を確認したり、本人へ連絡したりしていませんか。経理マニュアルがあれば、担当者の記憶や経験だけに頼らず、会社全体で経理業務を共有できるようになります。経理の属人化は、担当者が在籍している間は問題に気付きにくいものです。しかし、急な休職や退職が発生すると、請求や支払い、給与計算などの業務が一度に止まるおそれがあります。少しでも不安を感じている場合は、できる業務から経理マニュアルへまとめてみてください。

　さいたま経理代行センターでは、記帳代行サービスはもちろんのこと、給与計算代行、年末調整等の関連業務を含む給与計算業務に係るトータルサポートを承っております。社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込まで各種代行業務や、クラウド給与・勤怠ソフト導入のご提案などもさせていただいております。気になる方は是非、お気軽にご連絡下さい。

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