2026.07.01

【コラム】電子帳簿保存法とは？違反になりやすい5つの落とし穴と正しい対応

　こんにちは！さいたま経理代行センターです。

　電子帳簿保存法の対応が完了していると考えている企業担当者の方は多いのではないでしょうか。しかし、電子帳簿保存法は制度対応だけで終わるものではありません。電子帳簿保存法は日々の運用が重要であり、2026年は「できているつもり」による違反リスクが急増するフェーズに入っています。本記事では、電子帳簿保存法の基本から、見落としが多いポイント、そして実務で失敗しないための具体策を解説していきますので、電子帳簿保存法に不安がある方はぜひ最後まで読んでみてください。

 

電子帳簿保存法の全体像を図解で理解する

　電子帳簿保存法は3つの区分で構成されています。
　区分の理解が不十分な場合、意図せず違反となる可能性が高まります。まずは全体像を整理することが重要です。

電子帳簿保存法の3区分と義務範囲

 

電子帳簿保存法の“見落とし”5選

　電子帳簿保存法の実務では「制度理解不足」よりも「運用ミス」が増えています。ここでは実際に多い失敗例を紹介します。

①電子取引データを紙保存している【違反リスク大】

　電子取引データは電子保存が義務です。
　メール添付の請求書を印刷して保管する対応は違反になります。2024年以降は完全義務化されているため、例外はありません。実務では「紙で管理した方が楽」という理由で継続している企業が多く見られます。

②検索機能が機能していない

　電子帳簿保存法では「取引日・金額・取引先」で検索できる必要があります。
　「請求書2026」など、ファイル名のみで管理している場合は要件を満たしません。クラウド会計の設定不足が原因となるケースが多いです。

③タイムスタンプ要件の誤解

　タイムスタンプが必須と誤解している企業が多いですが、訂正削除履歴が残るシステムで代替可能です。
　freeeやマネーフォワードは対応していますが、設定が不十分な場合は要件を満たしません。

④スキャナ保存の入力期限違反

　スキャナ保存は「速やかな入力」が必要です。
　月末まとめ処理は違反リスクがあります。実務ではこの運用が多く見られるため、日次処理への切り替えが必要です。

⑤社内ルールが存在しない

　電子帳簿保存法は担当者任せでは運用できません。
　ルールがない企業は高確率でミスが発生してしまうため、マニュアル整備が必要です。

 

AI経理・クラウド・経理代行の違い

 

【Q&A】電子帳簿保存法のよくある質問

　Q1 電子帳簿保存法に違反するとどうなるの？
　A 電子帳簿保存法違反は青色申告取消や重加算税の対象になる可能性があります。税務調査で指摘されるケースが増えています。

　  Q2 freeeやマネーフォワードなら安心ですか？
　  A システム導入だけでは不十分です。設定と運用が必要です。証憑の紐付けや検索設定が重要です。

　Q3 紙保存は完全にNGですか？
　A 電子取引は紙保存不可です。電子保存が必須です。

 

【チェックリスト】電子帳簿保存法の対応状況を確認

 

電子帳簿保存法対応を成功させる3つのポイント

　電子帳簿保存法対応は「仕組みづくり」が重要です。

①運用設計を優先する

　制度対応より運用が重要です。日々の処理を設計する必要があります。現場に合った仕組みが必要です。

②属人化を防ぐ

　担当者依存はリスクです。複数人対応が必要です。マニュアル整備が重要です。

③外部チェックを活用する

　第三者チェックによりミスを防止できます。さいたま経理代行センターでは定期確認を行っています。

⭐経理・労務代行サポートについて詳しくはコチラ

 

まとめ

　電子帳簿保存法は「知っているかどうか」ではなく、「正しく運用できているかどうか」が問われる時代になりました。そしてその差が、税務リスクの有無を大きく左右します。もし、「クラウドを使っているから大丈夫」と感じている場合は、一度立ち止まって確認してみてください。設定や運用が少し違うだけで、知らないうちに違反となるケースも少なくありません。

　さいたま経理代行センターでは、記帳代行サービスはもちろんのこと、給与計算代行、年末調整等の関連業務を含む給与計算業務に係るトータルサポートを承っております。社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込まで各種代行業務や、クラウド給与・勤怠ソフト導入のご提案などもさせていただいております。気になる方は是非、お気軽にご連絡下さい。

• ←前の記事
• 一覧へもどる