2025.07.09

【コラム】紙の給与明細、もう卒業！さいたまの中小企業に広がる給与明細電子化の波

　こんにちは！さいたま経理代行センターです。

　最近、「給与明細を電子化したいけれど、何から始めれば良いか分からない」という相談を多くいただいています。紙の給与明細を印刷して配布する手間やコスト、保管の煩雑さに悩む企業様にとって、電子明細は業務効率化の大きな鍵となります。この記事では、さいたま市で実際に導入された企業の事例を交えながら、給与明細電子化のメリットや成功のポイント、注意すべき法的な観点までを詳しく解説します。給与明細の電子化を検討しているさいたま市周辺の中小企業経営者様、人事・総務・経理担当者様にぜひ最後まで読んでいただきたい内容です。

 

なぜ今「給与明細の電子化」が注目されているのか

　デジタル化が進む中で、給与明細も紙から電子への移行が加速しています。
　特にコロナ禍を契機として、テレワークや在宅勤務が広がり、ペーパーレスの必要性が高まりました。中小企業でも、コスト削減・業務効率化の観点から電子化を導入するケースが増えています。

紙明細の課題とコスト増加

　紙の給与明細を毎月印刷し、封入・配布する作業には、想像以上の手間とコストがかかります。

　たとえば、従業員30名の企業で年間印刷費が約3万円、封筒・配布コストが約5万円かかることもあります。郵送対応が必要な従業員がいれば、その費用はさらに膨らみます。

 紙明細と電子明細の比較表

　このように、電子化により人件費・印刷コスト・セキュリティリスクの削減が可能です。

法改正や働き方改革による影響とは？

　2023年の労働基準法改正や電子帳簿保存法の整備により、電子明細の取り扱いがより明確化されました。
　これにより、適切な保存・管理体制があれば紙での発行義務がなくなり、電子配信が正式に認められるようになったのです。
　働き方改革の一環としても、給与明細の電子化は時代の流れといえるでしょう。

 

さいたま市の企業で進む「給与明細電子化」の実態

　実際に、さいたま市内の企業でも給与明細の電子化を進める動きが活発になっています。
　特に、10名〜50名規模の中小企業での導入が顕著です。業種では、IT企業、製造業、建設業、小売業など幅広い業種にわたっています。

導入企業の業種別傾向と規模

　さいたま市の事例では、社内ITリテラシーがある程度整っている企業では導入スピードが早い傾向にあります。
　社員数10〜20名の企業でも、クラウド勤怠管理や給与ソフトと連携させて、スムーズな電子化を実現しています。

電子化を成功させた企業の共通点とは？

　成功企業の特徴は以下の通りです

　✅ 従業員への事前説明を丁寧に行っている
　✅ 外部の専門家（経理代行やIT業者）と連携している
　✅ クラウド給与システムを導入している
　✅ 社内の理解と外部サポートの両輪で進めることが、成功のカギとなっています。

 

電子明細化のメリット・デメリットを徹底比較

　給与明細を電子化することには、多くのメリットがありますが、デメリットも理解した上で導入を検討する必要があります。

コスト削減・業務効率化の具体例

　たとえば、給与明細の印刷・封入・郵送作業をすべて省略できれば、月々のコストが約80％削減されるという事例もあります。
　PDF形式での配信により、誤配や紛失リスクも大幅に減少します。クラウド型給与ソフトを導入すれば、出力・送信もワンクリックで完了し、作業時間は1/3に短縮されます。

従業員側の反応と注意すべき課題

　従業員によっては「スマートフォンで給与明細を見るのに不安がある」「パスワードが分からなくなる」といった声もあります。
　そのため、事前に操作説明会を開いたり、紙と電子の併用期間を設けることが効果的です。高齢の従業員が多い企業ほど、このフォローが導入成功の鍵を握ります。

 

経理代行を活用した電子明細導入のスムーズな進め方

　給与明細の電子化を円滑に進めるためには、経理代行サービスの活用が非常に有効です。
　特に中小企業では、専門人材の不足や社内リソースの限界が課題となります。

初期設定やデータ管理を丸ごとサポート

　経理代行では、クラウド給与ソフトの初期設定や従業員登録、給与項目の設定、明細配信の手順までトータルで支援可能です。
　導入初期のつまずきを防ぎ、最短1週間で電子化を完了する企業もあります。

さいたま市内の中小企業での導入例

　不動産業C社では、社内にITに詳しい人材がいなかったため、当初は不安もありました。

　しかし、経理代行に依頼し、サポートを受けながらFreee給与を導入。紙の封入作業がなくなり、総務担当者の月間作業時間が10時間以上削減されました。

 

よくある質問（FAQ）

　Q：従業員が高齢でも対応できますか？
　A：操作に不慣れな従業員のために、紙と電子の併用期間を設ける企業が多いです。説明会やマニュアル配布を行えば、問題なく運用できます。

　  Q：紙と電子を併用することは可能ですか？
　  A：可能です。移行期間中や希望者のみに紙で交付するなど、柔軟な対応が可能です。

　Q：コストはいくらかかりますか？
　A：以下の表でご確認ください。※5名以上の場合はこちら

 

まとめ

　さいたま市でも、給与明細の電子化を進めている企業がどんどん増えています。「うちみたいな小規模企業でも大丈夫かな…？」と不安に思われた方も、今回の記事で導入のイメージが少しでも湧いたのではないでしょうか？手間やコストの削減だけでなく、社員の満足度向上にもつながる電子明細。私たちがしっかりサポートしますので、まずはお気軽にご相談くださいね。

　さいたま経理代行センターでは、給与計算代行サービスはもちろんのこと、年末調整等の関連業務に係るトータルサポートを承っております。社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込まで各種代行業務や、クラウド給与・勤怠ソフト導入のご提案などもさせていただいております。気になる方は是非、お気軽にご連絡下さい。

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