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2020.08.08
第2波、第3波が来る前に経理業務にテレワーク(リモートワーク・在宅勤務)を導入しよう!

連日各地で最多更新となり、感染が再び拡大している新型コロナウイルス感染症で影響を受けられた皆さまに心よりお見舞いを申し上げます。

新型コロナウイルス感染症拡大により、政府や各都道府県の外出自粛要請や在宅勤務の推奨により、企業の急速なテレワーク対応が求められています。
しかしテレワークは設備だけ整えればすぐに始められるわけではありません。

特に紙の手続きが今だ、多く残る経理業務では、テレワーク対応に伴い、多くの課題が見つかっています。

経理業務をテレワークで行うとどうなるのか?

以前は一部の先端的な企業やIT系企業が試験的に実施しているイメージがあり、
遥か遠い存在であった経理でのテレワークですが、しかしここにきて状況が一変しました。

現在のような非常事態でなくとも、役に立つ情報を合わせて、経理職・経理部門におけるテレワークの現状と課題、導入のポイントを紹介したいと思います。

 

テレワークとは??

簡単にいうと「パソコンやインターネットなどIT関連ツールを使って、
勤務時間や職場に縛られずに、場所や時間を有効に活用できる柔軟な働き方」
のことを言います。

自宅で働く「在宅勤務」が代表的ですが、作業場所によって大きく次の3つの区分に分かれます。

①在宅勤務
②モバイルワーク
 →移動中やカフェなどでパソコンやタブレットを利用する働き方です。
③施設利用型テレワーク
 →レンタルオフィスやコワーキングスペースなどの勤務先以外のオフィススペースを利用した働き方です。

また、従業員が会社以外で仕事をすることを意味する「リモートワーク」などもテレワークの一種になります。

以下、上記のうち①の在宅勤務を前提として話を進めたいと思います。

 

テレワークを導入するメリット

テレワークができる環境づくりは、少人数で行うことの多い経理業務では特に、万が一へのリスクヘッジにもなります。

担当者が家庭の都合で急に出社できなくなった場合にも対応できますし、
それぞれの状況に合わせたスタイルで働くことができるため、
会社を退職したり休職したりする理由となりやすい“介護”や“子育て”との両立ができるのも、テレワークのメリットです。

高いスキルを持っているにもかかわらず、制度が無かったため離職せざるを得なかった人材が、
テレワークを利用することで復職することも可能になるでしょう。
ますます加速する人材不足の解決策としても有効です。

企業と従業員双方に様々なメリットをもたらすテレワーク。
職場に1日も出社しないケースのほか、週2~3日職場に出社し、残りを在宅勤務とする場合や、
基本的には出社するけれど月に何日かのテレワークを認めている、という会社など確実に導入企業が増えてきています。

 

テレワークの準備ペーパレス化の重要性

テレワーク導入の準備として最も重要なポイントが、資料をデータで管理することです。
取引先からもらう請求書などの資料を予めデータで送ってもらったり、
紙で届いた領収書などの資料はスキャンしたりしてデータ化をし、フォルダに保存します。

そこで活用したいのが、ZoomChatWorkチャットワークなどのコミュニケーションをとるためのツールや
MEGAPOSTBOXなどの各種ファイルの保存・共有が可能なクラウドストレージサービスです。

Zoom(ズーム)

オンラインで複数人同時参加が可能な会議ができるWebツールです。

無料で100人同時に会議に参加でき、便利な機能が充実しており、自動で会議内容が記録されるため、
議事録の作成も不要になります。
画面共有やホワイトボード機能もあり、円滑に会議を進めることが可能です。

また会議以外でも、社内研修、オンラインセミナーなど幅広い用途があります。

ChatWork(チャットワーク)

個別でのやりとりやグループでのチャットができ、LINEでは送ることが出来ない、WordやExcelなどのOfficeだけでなく
ZIPファイルの送信も可能になりますので、取引先とのデータのやりとりや社内の情報共有にも適しています。

スマートフォンでの閲覧も可能で、最大のメリットは送ったメッセージに誤字・脱字があったとしても簡単に修正・削除が出来ることです。
仕組みや入力方法はちょっと異なりますが、LINEが使える人なら、簡単に使えるのでとても便利です。

MEGA

無料にもかかわらず50GBもの大容量を利用できる点が最大の特徴である、オンラインストレージサービスです。

操作が簡単で、社内外の関係者とリアルタイムで変更を反映したファイルを共有でき、
常に最新版のファイルの共有が可能になります。
そのため、過去と最新のファイルを取り違えるリスクが減ります。

またセキュリティ対策も万全で、デバイスからデータが保管されるサーバまでしっかりと保護してくれます。
例えば会計データや大量の資料などを共有したい場合には、こちらを利用すれば離れた場所でも開けるので、
クラウド型でない会計ソフトや、随時更新されるデータの保管場所として使用できます。

ちなみに「Dropbox」がクラウドストレージサービスとしては有名ですが、
無料版は利用できる容量が2GBまでと、心もとないサイズとなっているため、「MEGA」がお薦めです。

その他にも情報共有のための様々なツールがありますが、それぞれのメリット・デメリットを精査したうえで、
企業や部門ごとにメインツールや使用上のルールや資料を受け取る方法はどうするのか・どのように資料を保管するかなど、予めきちんと決めておくことが重要です。

いつも同じ場所にきちんと最新のデータがあれば、場所を選ばず、自宅にいても資料を見て会計入力ができます。

弊社では、経理業務のテレワーク推進のため、ワークフローの見直しや、業務のクラウド化のサポートを行っております。

経理業務におけるテレワークの導入のポイント

経理業務というのは、決められた会計のルールに基づいて処理をする分には、
本来最もテレワークに向いている職種の1つだと思われます。

ただ先にあるように、紙のアナログな手続きが多く残る経理部門では、
紙の書類による処理が少なくないという現実もあり、テレワークの実施に伴い、多くの課題が出てきています。

取引先や支店から送られてくる書類整理や、通帳記帳、銀行支払、従業員の経費精算など、
会社によって様々な出社せざるを得ない作業がゼロではありません。

しかし、「経理業務には社内作業も必要!」と割切ることで、適した準備をすれば、
テレワークを部分的に導入することはできそうです。

業務の選別をし、常に社内に1人はいる状況を作ったり、出勤する日と在宅勤務の日を分けたり、
などの方法でテレワークを行うことができます。

>>記帳代行サポートはコチラ

時には時代の流れに合わせた見直しが大切

ご相談いただく方に多くみられるのが、
「社内でないと絶対にできない」と思っている業務があることがネックになっているようです。

支払いは、現金・小切手の取扱いを減らし、ネットバンクの利用や、クレジットカードの使用で、
小口を廃止することで解決できます。

会社のパソコンからしか見られないと思っていたものも、ログインすれば離れた場所でも時間を選ばずに閲覧可能な場合や、
今まで出社しないと確認出来なかった「紙の書類や証憑」もデジタル化することで可能になります。
簡単にできるものもあればワークフローを整えてあげることが必要なものもあります。

弊社にご相談をいただいたお客様でも、詳しくお話をお伺いすると、派遣型でないと難しいと思われていた場合でも、
実際には訪問せずに離れた場所で行えることも多いです。

>>お客様の声はコチラ

>>クラウド導入支援についてはコチラ

 

まずは弊社へご相談ください!

経理業務におけるテレワークの現状と導入のポイントを紹介してきましたが、
人材不足の解決やワーク・ライフ・バランスなど、
テレワークには様々なメリットがあることがおわかりいただけたかと思います。

一方で、紙の文化が根強いといわれる経理業務の、テレワークに踏み切れない課題も見えてきました。

弊社では、経理代行を行うにあたって、

・どの業務を弊社(社外)で行うことができるか
・社内でなければ行えない業務は何か

というご相談から紐解くことで、
担当者が不在になるとストップしてしまうような属人化した作業や、ITツールで解決できる非効率な作業の見直しなど、
経理業務の見直しや、課題を洗い出して見える化をしていきます。

一気に導入することが難しければ、スモールスタートで始め、徐々に導入をしていくことで改善する方法もあります。

今回の議題として取り上げたテレワークも同じような側面からのアプローチが必要となりますので、
今後テレワークの導入を考えていらっしゃる会社様もまずはスモールスタートとして、
経理代行から検討されてはいかがでしょうか?

今はピンチな状況ではありますが、これを将来の生産性の向上へと繋げるチャンスだ!と前向きに捉え、
出来ることから始めていく。

さいたま経理代行センターでは、記帳代行・給与計算・ネットバンクを利用した振込業務など、
様々な経理代行サービスを行っています。

経理業務の整理にもなりますので、ぜひ一度ご相談下さい!!

経理・労務にもう悩まない。ご不明な点はお気軽にお問い合わせください。
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