【コラム】「担当者が辞めた…」その時どうする？給与計算が止まらないバックアップ体制とは

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給与計算担当者の突然の退職が企業にもたらす影響とは

　給与計算担当者の急な退職は、業務の“停止”を意味します。
　支給漏れ、控除ミス、源泉徴収の未処理など、企業の信用にも関わるトラブルを引き起こすリスクが高まります。

給与計算業務の属人化は重大なリスクに

　中小企業では、給与計算業務を1人の社員に任せているケースが多く、以下のようなトラブルが生じやすい傾向があります。

　・勤怠管理や社会保険料の計算方法がブラックボックス化している
　・クラウドソフトやエクセルデータのアクセス権が本人のみ
　・支給日や振込期限のスケジュールが担当者任せで共有されていない
　・月末処理や年末調整のノウハウが口頭ベースで引き継がれていない

　こうした状態では、担当者不在時に誰も業務を引き継げず、支払い遅延やミスに発展します。

緊急時に対応するためのステップ｜給与計算が止まらないために

　担当者が辞めてしまったとき、最も重要なのは「冷静かつ迅速に対応すること」です。以下の流れで確認・対処を行いましょう。

　① 締め日と支給日を即時確認

　まずは給与の締め日・支給日を確認し、残された猶予時間を把握します。
　特に金融機関への振込は1～2営業日前までに準備が必要なため、対応が間に合うかどうかの判断が必要です。

　② データ・マニュアルの有無を確認

　退職者のPCやクラウド上に保存された給与明細・勤怠データ・計算シート・源泉徴収簿の確認を行いましょう。
　操作マニュアルがあれば、それに基づき他の社員でも応急処置が可能です。

　③ 専門家・外部代行業者に即時相談

　社内対応が難しい場合は、経理代行業者や社労士事務所に「スポット依頼」または「緊急契約」を依頼することで、支払い遅延やミスを最小限に抑えることができます。

給与計算のバックアップ体制｜日頃から備えておくべき仕組み

　「担当者が辞めたら困る…」を回避するには、常日頃から体制を整備しておくことが重要です。
　具体的には以下のような対策が考えられます。

社内体制の見直しポイント

　✔ 給与業務のマニュアル化とクラウドでの共有
　✔ ソフトの操作権限を複数人に付与
　✔ ダブルチェックによるヒューマンエラー対策
　✔ 総務・人事部門との連携体制の明文化

　こうした仕組みがあることで、万が一の時でも混乱を最小限に留めることが可能です。

代行サービスの導入で業務継続を確保

　経理代行を導入することで、社内に依存しない体制が実現します。
　定期契約をすることで、普段から業務状況を共有し、有事の際も代行側がスムーズに業務を引き継ぐことができます。クラウド勤怠との連携や源泉税納付書作成など、付加価値の高い支援も可能です。

料金シミュレーション｜給与計算代行にかかる費用の目安

　「外部委託って高いのでは？」という声をよく聞きますが、実はコストパフォーマンスに優れた選択肢もあります。
　以下は、さいたま市の中小企業を想定した料金シミュレーションの一例です。

従業員数	給与計算代行丸投げパック	賞与計算
1～5名	11,000円/月	+11,000円/回
6～10名	22,000円/月	+22,000円/回
11～15名	33,000円/月	+33,000円/回
16～20名	44,000円/月	+44,000円/回
21名～30名	55,000円/月	+55,000円/回
31名以上	別途見積り

　※実際の価格は業務範囲により異なります。詳しくはコチラ
　　無料見積もり対応可能です。

Q&A｜よくある質問にお答えします

　Q1. 担当者が突然辞めても、当月の給与は払えますか？

　社内データが残っていれば可能です。手元にない場合も、当センターでは緊急支援としてゼロからの復旧も承っています。

　 Q2.マイナンバーや振込口座などの個人情報の管理は大丈夫ですか？

　はい、セキュリティに配慮したクラウド共有や暗号化データで対応しております。個人情報保護体制のある業者を選ぶことが重要です。
　弊社では、最新のプライバシーマークを保有し、外部監査による定期チェックを行っており安心してご利用いただいております。

　Q3.代行を頼むのは、月の途中でも可能ですか？

　可能です。特にスポット対応や部分委託に対応している事務所であれば、締日直前の依頼にも応じられるケースが多いです。

まとめ｜今すぐできるリスク管理で“止まらない給与計算”を

　もし今、「うちは担当者に任せきりだから不安かも…」と思われたなら、それは“備えどき”のサインかもしれません。給与計算が止まるリスクは、どの企業にも潜んでいます。だからこそ、いざという時に頼れる体制を整えておくことがとても大切です。

　さいたま経理代行センターでは、給与計算代行サービスはもちろんのこと、年末調整等の関連業務に係るトータルサポートを承っております。社会保険料、源泉徴収税の控除を含む給与計算から、給与明細の発行、給与振込まで各種代行業務や、クラウド給与・勤怠ソフト導入のご提案などもさせていただいております。気になる方は是非、お気軽にご連絡下さい。

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